Комплектование фондов музея является одной из функций музея, назначение которой - накапливать социальную информацию и документально подтверждать развитие какого-либо явления или события.
Для учёта и научного описания собранных памятников истории и культуры, а также разносторонней информации о них, служат полевые документы описания и учёта. К ним относятся: "Акт приёма", "Полевой дневник", "Полевая опись", "Тетрадь для записи воспоминаний и рассказов", книги учёта музейных предметов ("Инвентарная книга") [3, 12]. Инвентарная книга является основным документом учёта, научного описания и охраны памятников истории и культуры школьного музея. Она может быть сделана самими школьниками из большой толстой тетради или книги в прочном переплёте. Книгу графят, прошивают по корешку прочными нитками, листы нумеруют в правом верхнем углу лицевой стороны каждого угла. В конце книги делается заверительная надпись о количестве в ней листов. Запись и прошивка книги скрепляются печатью учреждения образования, при котором работает музей.
В заголовочных данных на лицевой стороне обложки на титульном листе кроме наименования самого документа необходимо отразить название школьного музея, его принадлежность к конкретному учреждения образования, адресные данные, дату начала внесения записей в книгу. После того как книга будет заполнена записями, на обложке или титульном листе указывается номер тома и инвентарные номера музейных предметов, зарегистрированных в ней. Каждый новый том инвентарной книги должен начинаться с очередного номера, следующего за тем, под которым зарегистрирован последний музейный предмет в предыдущем томе.
Все записи в инвентарной книге делаются аккуратно, чёрными или фиолетовыми чернилами, исправления, которые допускаются только в крайнем случае, вносятся красными чернилами и удостоверяются записью "исправленному верить" - и подписью руководителя музея (Приложение 2).
Феномен школьного музея состоит в том, что его воспитательное влияние на детей и подростков наиболее эффективно появляется в осуществлении направлений музейной деятельности. Участие их в поисково-исследовательской работе, изучение описание музейных предметов, создание экспозиции, проведение экскурсий, вечеров, конференций способствует заполнению их досуга, овладению ими различными приёмами и навыками краеведческой и музейной работы, помогают учащимся узнать историю и проблемы родного края "изнутри", понять как много сил и души вложили их предки в экономику, культуру края. Это воспитывает уважение к памяти прошлых поколений земляков, бережное отношение к культурному и природному наследию своих прав, без чего нельзя воспитать патриотизм и любовь к своему Отечеству" .
Министерство образования и науки РФ рассматривает музей образовательного учреждения как эффективное средство духовно-нравственного, патриотического и гражданского воспитания детей и молодёжи. Воспитательная функция основывается на информативных и экспрессивных свойствах музейного предмета и осуществляется в различных формах культурно-образовательной работы музея. Музееведы выделяют следующие музейные формы:
Лекция;
Экскурсия;
Консультация;
Научные чтения;
Кружки;
Клубы;
Исторические и литературные вечера;
Встречи с интересными людьми;
праздники;
Концерты;
Конкурсы, викторины;
Исторические игры и т.д. .
В Положении о музее образовательного учреждения к традиционным функциям относится:
комплектование, изучение, учёт, хранение музейных предметов;
использование музейных предметов, музейных форм коммуникации как средства историко-патриотического, нравственно-эстетического воспитания [16]. Музеи образовательных учреждений, как и государственные музеи РФ, обязаны соблюдать правила и нормы учёта, хранения и научного описания музейных предметов.